Vous pouvez gérer vos non-conformités directement dans Ubilab sous la forme de note interne ou par le biais de SMS.

Envoyer une non-conformité

1) Dans Ubilab Home cliquez sur Non-conformités.

2) Cliquez sur Créer une nouvelle non-conformité en haut à gauche ou sur + sans SMS pour ajouter une non conformité en tant que note interne et sans communiquer auprès du collaborateur concerné.


3) Titre: Renseignez le titre de votre non-conformité.

4) Numéro de dossier: Renseigner un numéro de dossier pour cette non-conformité.

5) Envoyer à: Renseigner le ou les destinataires.

6) Référence: une référence est générée automatiquement et par défaut mais vous pouvez la modifier à tout moment.

7) Lien: Deux liens sont générés automatiquement. Ils permettent de lier votre outil de qualité et Ubilab pour une même non-conformité.

  •  Le lien Ubilab: Le lien Ubilab vous permet, depuis votre outil de qualité, d'accéder à la non-conformité crée dans Ubilab et notamment d'accéder à vos échanges. En cliquant sur le bouton "copier" le lien se copiera et vous pourrez lors de la création de votre non-conformité au sein de votre outil qualité copier ce dernier afin de compléter la non-conformité.
  • Le lien externe: Le lien externe vous permet d'accéder à la non-conformité de votre outil qualité directement depuis Ubilab. Vous pouvez indiquer le lien en vous rendant dans les paramètres puis rubrique " Module de communication"

Accédez aux paramètres d'Ubilab Home: 


8) Sélectionner un patient: Rechercher un patient précédemment rentré, ou bien ajoutez le: 

  • Prénom 
  • Nom
  • Date de naissance
  • Identifiant
  • Numéro de sécurité sociale

9) Examen Concerné: Sélectionnez l’examen concerné par la NC en tapant dans le champ de recherche d’examen.

10) Laboratoire: Sélectionnez le laboratoire concerné par la Non-conformité, son nom sera rajouté au début du SMS. 

11) Message: Tapez votre message à envoyer ou bien sélectionner un message prédéfini, pour cela appuyez sur # et sélectionner le message prédéfini ou créez en un (voir dernier paragraphe).

Nous vous indiquons en bas à gauche le nombre de lettre encore disponible pour compléter votre message (ici: 150 lettres) mais également le nombre de message utilisé (ici : 1 message)

13) Rechercher: Retrouvez une non-conformité en tapant le nom du destinataire.

14) Filtrer: Filtrez vos non-conformités par date mais également par site de prélèvements et selon l'état d'avancement de votre non-conformité: ouverte, en attente de clôture er clôture.

Vos utilisateurs pourront vous répondre et vous en serez notifié de la façon suivante :


En cliquant dans l'onglet Non-confirmités, vous serez redirigé vers la réponse de votre interlocuteur :

A tout moment vous pouvez retrouver vos échanges en cliquant sur la conversation que vous souhaitez afficher (1), le détail de vos échanges s'affiche et vous pourrez même répondre par sms ou ajouter une note en interne (2). Vous pouvez également clôturer la non-conformité.(3)

Une fois la non-conformité clôturée, elle apparaîtra toujours mais sous un autre format:

Créer des messages prédéfinis

Vous pouvez ajouter des messages prédéfinis soit directement depuis l’interface d’édition de SMS, soit  depuis les paramètres d'Ubilab Home > Module de communication > Ajout de messages prédéfinis:

Vous devez lors de la création d’un message prédéfini renseigner: 

  • Un titre 
  • Une clé: elle vous servira lors de vos statistiques de non-conformités.
  • Enfin votre message: dans lequel vous pouvez paramétrer des champs automatique tels que: “le nom du patient” , “le nom d’examen”, “le nom du laboratoire” , “la référence”, ou encore “le numéro de dossier”.
    Ces champs se rempliront automatiquement selon vos informations saisies au préalable dans la non-conformité, vous faisant ainsi gagner du temps dans la rédaction du message de non-conformité.

Exporter les non-conformités

Vous pouvez exporter l'ensemble de vos non-conformités, cela vous permettra de faire des statistiques poussées. 

Pour ce faire, cliquez dans Non-conformités depuis Ubilab Home et cliquez sur Export Excel


Lien connexe
Consulter les statistiques des SMS et des Non-conformités

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